Datenschutz

Verantwortlichkeit und Kontakt

HERA Accounts Römerweg 8 5079 Zeihen Schweiz

Kontakt: info@heraaccounts.ch. Bitte senden Sie keine Passwörter oder Patientendaten.

Bei einer späteren Nutzung durch eine Praxis bestimmt diese die Zwecke ihrer Praxis- und Mitarbeiterdaten. HERA unterstützt die Verarbeitung gemäss der mit ihr vereinbarten Beauftragung. Für eigene Benutzerverwaltung, Betriebssicherheit und Support bearbeitet der Betreiber die dafür erforderlichen Angaben.

Daten und Zwecke

• Benutzerkonto, E-Mail-Adresse, Organisationszuordnung und Berechtigungen für Anmeldung und Zugangskontrolle.
• Praxiskennzahlen, Kosten, Budgets, Investitionsannahmen und erforderliche Arztangaben wie Name, Beschäftigungsumfang und Leistungswerte für Auswertungen, den HERA Praxis Score und die Planung. Echte Arztangaben bleiben Personendaten.
• Importverläufe, Korrekturen und Freigaben zur Nachvollziehbarkeit der Datenpflege.
• Supportnachrichten zur Bearbeitung Ihrer Anliegen. Die Benachrichtigungs-E-Mail enthält nur eine Anfragekennung und einen Link zum geschützten Verlauf.
• Technische Verbindungs-, Anmelde- und Sicherheitsdaten für den Betrieb und die Untersuchung von Störungen.

Dateien werden in den vorgesehenen Importwegen im Browser gelesen; ausgewählte Zielfelder werden übertragen. Verwenden Sie bereits aggregierte Exporte. Eine zusammengefasste Anzeige allein anonymisiert keine zuvor eingelesenen Patienteneinzelzeilen.

Dienstleister und Verarbeitung im Ausland

• Vercel: Bereitstellung der Anwendung und serverseitiger Funktionen. Die HERA-Funktionen sind in Frankfurt konfiguriert. Plattform-, Protokoll- und Supportverarbeitung kann weitere Länder einschliesslich der USA betreffen.
• Supabase: Datenbank, Anmeldung und Benutzerverwaltung. Vertragspartner und Unterauftragnehmer können Daten auch ausserhalb der primären Datenbankregion verarbeiten.
• METANET / Kerio Connect: Versand von Konto-, Support- und Betriebsnachrichten über den eingerichteten Maildienst.
• Better Stack: Erreichbarkeitsprüfungen und Backup-Erfolgsmeldungen. Diese Prüfungen benötigen keine Praxisinhalte.
• HeiGIT / openrouteservice: Bei angeforderter Fahrzeitberechnung werden die Koordinaten des Standortankers und der umliegenden Gemeinden serverseitig an den Routingdienst von HeiGIT gGmbH in Deutschland übermittelt. Die Anfrage enthält keine Patientenadressen, Patientenzahlen oder Finanzwerte. Der Anbieter verarbeitet auch technische Verbindungs- und Kontodaten.
• HERA Medical Server: Vom Betreiber verwaltetes Sicherungssystem für verschlüsselte Backups und die Wiederherstellung. Administrativer Fernzugriff erfolgt über Synology / QuickConnect; dabei können Verbindungs- und Kontometadaten sowie Relayverkehr verarbeitet werden.
• Infomaniak Swiss Backup: Zusätzliche Cloud-Sicherung bei INFOMANIAK NETWORK SA in der Schweiz. Die Übertragung erfolgt durch Hyper Backup mit zusätzlicher clientseitiger Verschlüsselung. Konto- und Betriebsmetadaten fallen beim Cloudanbieter an. Der Zugang zur Entschlüsselung wird unabhängig vom Sicherungssystem verwahrt.

Die vollständige Zuordnung der Empfängerländer, Vertragsnachweise und gegebenenfalls nötigen Transfergarantien wird vor einem Betrieb mit echten Praxis- und Arztangaben abgeschlossen. Dieser Hinweis behauptet keine ausschliessliche Speicherung in der Schweiz.

Die Bezeichnung „HERA Medical Server“ beschreibt das Sicherungssystem. Die Anwendung und ihre Datenbank werden weiterhin über die oben genannten Hosting- und Datenbankdienste bereitgestellt.

Zugriff und lokale Speicherung

Zugriffe richten sich nach Organisation, Rolle und freigegebenem Bereich. Ausdrücklich benannte Supportpersonen können Supportanfragen organisationsübergreifend bearbeiten. Die Anwendung speichert die Sitzung sowie Auswahl- und Navigationseinstellungen im Browser. Melden Sie sich auf gemeinsam genutzten Geräten ab.

Bexio und externe KI-Funktionen sind für den vorgesehenen Pilotbetrieb zurückgestellt. Eine spätere Aktivierung mit zusätzlichen Empfängern oder Zwecken erfordert eine aktualisierte Information.

Praxisinhalte werden durch den beschriebenen Betrieb nicht für Werbung, das Training externer KI-Modelle oder Vergleiche mit fremden Organisationen freigegeben. Supportanliegen können berechtigte Benutzer im geschützten HERA-Supportbereich melden; die Kontaktadresse dafür ist support@heraaccounts.ch.

Aufbewahrung und Löschung

Daten sollen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für die genannten Zwecke oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Die weiteren Fristen je Datenart werden vor dem Echtbetrieb festgelegt.

Für Backups sind 35 Tage tägliche Sicherungen und zusätzlich je ein Monatsstand für zwölf Monate festgelegt; mindestens drei vollständige Sicherungssätze bleiben erhalten. Die automatische Bereinigung auf dem HERA Medical Server und die automatische Rotation der Cloudkopien sind noch nicht aktiviert. Die tatsächliche Aufbewahrung kann deshalb derzeit länger sein. Vor Echtbetrieb werden Umsetzung und Löschfristen verbindlich abgeglichen.

Eine Löschung in der Anwendung entfernt frühere Sicherungskopien nicht sofort. Bei einer Wiederherstellung müssen bereits bestätigte Löschungen erneut berücksichtigt werden.

Die tägliche Serversicherung und der anschliessende Cloudtransfer werden getrennt überwacht. Wiederherstellungsnachweise haben einen dokumentierten Prüfzeitpunkt; sie sind keine Garantie für einen unterbrechungsfreien Betrieb oder die Wiederherstellbarkeit jedes künftigen Stands.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Personendaten sowie Berichtigung und, soweit die Voraussetzungen erfüllt sind, Löschung oder Herausgabe verlangen. Wenden Sie sich an den oben genannten Kontakt. Wir prüfen die Identität und berücksichtigen Rechte anderer Personen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Auskunft erfolgt grundsätzlich kostenlos und in der Regel innert 30 Tagen.

Für Anliegen zu Daten einer später angeschlossenen Praxis wird diese als zuständige Verantwortliche einbezogen. Informationen zu Ihren Rechten finden Sie beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten.